Как правильно пользоваться визитками

28/08/2013 - 13:00

Визитная карточка может сказать о бизнесмене больше, чем автомобиль, на котором он ездит, или часы, которые он носит. Какой должна быть идеальная визитка и как ей пользоваться по всем правилам деловой дипломатии?

 

О фирме и о себе

Сколько костюмов обычно висит в вашем шкафу? Наверное, не меньше трех. Каждый надевается по определенному поводу. Так же и с визитными карточками: они тоже могут быть разных «фасонов» и поочередно вкладываться в бумажник, в зависимости от того, куда отправляется их владелец.

Существует три основных типа визиток: персональная, корпоративная и именная.

Первая представляет ее владельца лично — с фамилией, именем, должностью и компанией, в которой он работает. Цель корпоративной карточки — презентация фирмы, услуг и товаров. Поэтому личные данные человека, который пользуется визиткой, в этом случае на ней не печатаются. Вся дополнительная информация записывается в момент знакомства на чистой оборотной стороне. Такие карточки полезны для агентов, продавцов, сотрудников, работающих с компанией на сдельной основе, а также для руководителей компании, которые ценят каждый новый контакт, но предпочитают не давать новым знакомым свои прямые координаты.

Что касается именных визитных карточек, то на них пишется только фамилия, имя и отчество, без указания компании. Такую визитку обычно используют люди так называемых свободных профессий — адвокаты, журналисты, актеры. Но она бывает очень удобной и для человека, занимающегося бизнесом. Скажем, если просто нужно напомнить о себе партнеру, которого давно не встречал, или в том случае, если предприниматель ведет бизнес сразу по нескольким направлениям.

 

Все данные — по порядку

Дизайн карточки напрямую связан с родом деятельности компании, которую представляет ее владелец. Он должен быть подчинен принятому в ней фирменному стилю, включающему в себя шрифт определенного начертания и цвета.

Формат «правильной» визитки — 90x50 мм. Карточка нестандартного размера говорит в первую очередь об амбициях ее предъявителя, а не о его значительности. К тому же, слишком маленькая визитка рискует быть выброшенной как ненужный клочок картона, а слишком большая — быть потерянной из-за того, что не поместилась в стандартную визитницу.

В левом верхнем углу визитной карточки размещаются логотип компании. Далее следует текст: выше — название организации, ниже — фамилия, имя и отчество владельца, еще ниже — должность. Это так называемый «классический» порядок подачи информации.

При этом не стоит увлекаться перечислением всех позиций, которые вы занимаете в компании, и всех профессиональных регалий. Важно указать только ту информацию, которая точно отражает суть выполняемой вами работы. Лишние подробности будут только загромождать небольшую поверхность визитной карточки.

 

Какими не должны быть визитки

Не рекомендуется использовать двусторонние визитки. Оборотная сторона предназначена для того, чтобы делать на ней пометки. Особенно это актуально для компаний, работающих с зарубежными партнерами или имеющих планы выйти на зарубежный рынок. Таким фирмам стоит заказывать два комплекта визиток. Один будет состоять из односторонних русскоязычных, а второй — из односторонних англоязычных. Это показывает, что ко всем партнерам, как отечественным, так и иностранным, у компании отдельный, индивидуальный подход.

Стоит ли помещать на визитку фотографию? Большинство специалистов сходятся во мнении, что делать этого не нужно. С точки зрения психологии восприятия, это может быть отвлекающим фактором, ведь на хорошей визитке главное — координаты и род деятельности, а не визуализация образа.

Оптимальный материал для визитки — мелованный картон. Карточки не стоит ламинировать или делать глянцевыми, потому что в этом случае на них будет очень трудно записать дополнительную информацию. По тем же причинам не стоит заказывать визитные карточки из цветного картона. В этом случае основной шрифт печатается «навыворотку». Он получается белого цвета, и его трудно читать.

 

Из рук — в руки

Если вы идете на прием к должностному лицу, передайте свою визитку секретарю, указав повод для встречи или написав его на карточке. И тогда подробных объяснений не потребуется.

По правилам делового этикета, визитная карточка вручается собеседнику лицевой стороной вверх в начале деловой встречи. Получив визитку, стоит задержать на ней взгляд и внимательно прочитать, прежде чем положить в карман. Это — дополнительный знак уважения к собеседнику.

На деловой встрече, презентации или другой акции раздайте свои визитки всем присутствующим или интересующим вас участникам до начала мероприятия. И в первую очередь тем, кто уже дал свою карточку вам.

Во время переговоров визитку собеседника можно положить перед собой, чтобы она помогла не допустить ошибок в его имени или должности.

Если собеседнику не передают визитную карточку во время переговоров, это сразу придает встрече негативный оттенок. Может возникнуть ощущение, что собеседник ведет себя невежливо. Лучше таких недоразумений избежать, заранее подготовив и учтиво вручив визитку.

Визитные карточки можно вкладывать и в письма, которые отправляются потенциальным партнерам по почте.

Есть свое правило и на тот случай, если вы пришли на переговоры, но не дождались своего собеседника, оставьте свою визитку, предварительно перегнув ее к лицевой стороне. Чаще всего это делают с левой стороны по всей ширине карточки. Можно загнуть и один из правых уголков. Перегибание справа на обратную сторону делают при выражении сочувствия, соболезнования.

Впрочем, некоторые бизнесмены не утруждают себя тем, чтобы запастись визитными карточками накануне переговоров с новыми партнерами или вечера, насыщенного новыми встречами. Мол, люди, заинтересованные в сотрудничестве, и так запомнят полезный контакт. Это заблуждение.

Перед передачей своей визитки пометьте ее, чтобы в дальнейшем никто не мог ею воспользоваться, выдавая себя за вас. Чтобы это не выглядело недоверием к собеседнику, подчеркните один из номеров телефона (если их несколько) или впишите от руки время, когда до вас легче дозвониться. Так же поступите, если вам необходимо отослать карточку по почте.

Вы можете вложить визитку с соответствующей случаю надписью в подарок, букет цветов, если посылаете (но не вручаете лично) кому-нибудь.

 

Вы получили визитку

Демонстрируя уважение к собеседнику, внимательно прочитайте при нем все, что на ней написано.

Сразу же сделайте на карточке пометки: час, день, месяц, год и двумя-тремя словами — по какому поводу она получена.

Позже можно прикрепить ее степлером к страничке рабочего блокнота, подробно расшифровав на этой страничке краткую запись с визитки. Так сейчас поступают представители многих фирм.

Есть и другой способ хранения полученных визиток — в специальном кляссере с прозрачными пластиковыми кармашками. Кстати, удобно иметь сразу несколько кляссеров разного цвета. В одном — служебные и деловые визитки, в другом — визитки друзей и приятелей, в третьем — визитки эпизодических знакомых.

Разные советы для дачников

Самое несложное, но весьма полезное для садоводов усовершенствование лопаты можно получить, если на ручку лопаты нанести отметки в виде цветных колец...

Если сверкает молния, а грома не слышно — к сухому лету...